Phòng tổ chức hành chính

07/12/2020

1. Chức năng
Phòng Tổ chức - Hành chính là đơn vị thuộc Trường, có chức năng tham mưu, giúp việc cho Ban Giám hiệu và chịu trách nhiệm triển khai thực hiện các hoạt động về công tác tổ chức; công tác hành chính; công tác tài chính; công tác thi đua khen thưởng, quản trị thiết bị và hỗ trợ phục vụ.
2. Nhiệm vụ
- Công tác Hành chính;
- Công tác Tổ chức;
- Công tác Quản trị, thiết bị;
- Công tác Kế hoạch, Tài chính;
- Công tác Hỗ trợ phục vụ.
2.1. Công tác Hành chính
- Tiếp nhận, quản lý và theo dõi việc thực hiện các văn bản trên hệ thống quản lý văn bản của tỉnh, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, đúng thủ tục hành chính, thực hiện lưu trữ các văn bản theo quy định, hướng dẫn các tổ chức trong Trường lưu trữ và bảo quản hồ sơ. Tiếp nhận và cấp phát báo chí, bưu phẩm phục vụ hoạt động của Trường.
- Xác nhận các loại giấy tờ: Giấy giới thiệu, giấy đi công tác, giấy nghỉ phép và các giấy tờ liên quan thuộc thẩm quyền.
- Tổ chức và thực hiện các việc: in ấn, điện thoại, thường trực, bảo vệ trật tự an toàn và bảo vệ tài sản Nhà nước, liên lạc, giao dịch, tiếp khách, bảo đảm hiệu lệnh giờ giấc và theo dõi, đôn đốc toàn trường thực hiện đúng thời gian lao động đã quy định.
- Sắp xếp theo dõi lịch hoạt động hàng tuần, hàng tháng của Trường.
- Thực hiện các chế độ báo cáo theo đúng quy định.
- Theo dõi tổng hợp phong trào thi đua, tổ chức việc xét duyệt, sơ kết, tổng kết thi đua trong Trường.
- Tham mưu nhiệm vụ thường trực Hội đồng thi đua - khen thưởng kỷ luật của Nhà trường.
- Tham mưu công tác đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của các đơn vị, cá nhân thuộc Trường.
2.2. Công tác Tổ chức
- Tham mưu giúp Hiệu trưởng trong việc sắp xếp tổ chức bộ máy, xây dựng nhiệm vụ, xác định chức năng, quan hệ công tác, cải tiến lề lối làm việc cho các tổ chức và cá nhân trong Trường theo quy định của Nhà nước và Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, đồng thời theo dõi và đôn đốc các tổ chức thực hiện chức năng nhiệm vụ, chế độ công tác và lề lối làm việc đã quy định.
- Tham mưu giúp Hiệu trưởng trong việc quản lý, đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ viên chức, giảng viên và người lao động.
- Tham mưu tuyển dụng, bố trí, sắp xếp, sử dụng, điều động, chuyển đổi vị trí công tác, quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, nâng ngạch, xếp lương, nâng bậc lương, đánh giá và xử lý kỷ luật đối với viên chức và người lao động theo quy định.
- Thực hiện các chính sách chế độ của nhà nước đối với viên chức.
- Theo dõi và tổ chức thực hiện các hoạt động về công tác giáo dục tư tưởng chính trị, bảo vệ chính trị nội bộ. Nắm tình hình tư tưởng của cán bộ viên chức, tham mưu các giải pháp tuyên truyền giáo dục phù hợp, kịp thời.
- Tham mưu xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện về công tác chính trị - tư tưởng trong Nhà trường.
- Khen thưởng, kỷ luật viên chức theo thẩm quyền và đề nghị cấp có thẩm quyền khen thưởng, kỷ luật theo qui định.
- Lập, lưu trữ và quản lý hồ sơ của viên chức theo quy định của pháp luật.
- Thống kê và báo cáo về đội ngũ viên chức của Trường cho cơ quan quản lý cấp trên theo quy định.
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo đối với viên chức thuộc quyền.
2.3. Công tác Quản trị, Thiết bị
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức việc mua sắm, phân phối sử dụng, tu bổ, sửa chữa, bảo quản tài sản và cơ sở vật chất của Trường, bảo đảm phục vụ tốt yêu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học, sinh hoạt vật chất và tinh thần của toàn trường.
- Quản lý sử dụng, kho tài sản cơ sở vật chất của nhà trường, tiến hành kiểm kê, đánh giá tài sản theo kế hoạch chung của Trường và chế độ quản lý tài sản của Nhà nước quy định.
- Tham mưu, tổ chức công tác bảo vệ và phòng cháy, chữa cháy và phòng chống thiên tai, lụt bão trong Nhà trường.
- Tổ chức thực hiện việc trang trí, khánh tiết, lễ tân, trà nước, tiếp khách, phục vụ tổ chức các sự kiện.
- Quản lý xe ô tô, phối hợp quản lý các hoạt động dịch vụ: Nhà xe, căn tin, hội trường.
2.4. Công tác Kế hoạch - Tài chính
- Chịu trách nhiệm tham mưu các hoạt động liên quan đến công tác tài chính, lập sổ sách, chứng từ, làm báo cáo quyết toán theo đúng quy định.
- Xây dựng kế hoạch, lập dự toán ngân sách theo đúng chế độ chính sách và các thủ tục tài chính của Nhà nước.
- Thực hiện việc thu, chi, cấp phát và thanh toán các khoản chi tiêu cho mọi hoạt động của Trường.
- Có biện pháp quản lý và kiểm soát việc thu chi các nguồn vốn do Nhà trường tự thu; hướng dẫn kiểm tra các tổ chức trong Trường chi tiêu, thanh toán, mua sắm, phân phối và sử dụng, bảo quản các loại vật tư, tài sản của Nhà trường, không để xảy ra tham ô, lãng phí.
- Tổ chức tiến hành và tổng hợp chung việc kiểm kê vốn bằng tiền, các khoản thanh toán, thanh lý các tài sản vật tư của Trường theo đúng thời hạn và chế độ quy định.
- Tổ chức và quản lý các kho vật liệu, nhập kho những thiết bị, tài sản và vật liệu chưa đưa ra sử dụng; quản lý kho văn phòng phẩm và một số vật rẻ tiền mau hỏng.
- Xây dựng và thực hiện Quy chế chi tiêu nội bộ theo hướng dẫn của Chính phủ và Bộ Tài chính. Phối hợp với phòng Đào tạo và Đảm bảo chất lượng, phòng Tuyển sinh và Quản lý học sinh, sinh viên trong vấn đề thu học phí, học bổng, các chế độ chính sách cho học sinh sinh viên đúng quy định.
- Triển khai thực hiện công tác bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể, phối hợp với cơ quan bảo hiểm, các đơn vị chức năng có liên quan giải quyết các trường hợp viên chức bị ốm đau, tai nạn, rủi ro.
2.5. Công tác hỗ trợ phục vụ
- Thực hiện công tác an ninh trật tự và vệ sinh: Phân công bảo vệ trực cơ quan 24/24, đề cao cảnh giác cách hành vi phá hoại, làm mất mát tài sản của nhà trường;
- Thực hiện công tác tạp vụ: Vệ sinh phòng làm việc của Ban Giám hiệu, khu hiệu bộ; công tác vệ sinh các lớp học và toàn học khu; công tác quản lý và phục vụ nhà nghỉ giảng viên theo quy định của Trường;
- Quản lý công tác vệ sinh chung trong toàn Trường, đảm bảo mỹ quan môi trường sư phạm.
2.6. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Giám hiệu.